Comment automatiser le suivi des prospects dans Odoo CRM : guide étape par étape

Un prospect remplit votre formulaire de contact. Un commercial lui envoie un courriel, puis passe à un autre dossier. Deux jours plus tard, le prospect attend toujours une réponse. Une semaine passe et l’occasion de conclure la vente s’éloigne.

Ce scénario est courant dans les PME qui grandissent rapidement. Le problème n’est pas nécessairement le manque de bons commerciaux : c’est souvent l’absence d’un processus de suivi suffisamment structuré.

Avec Odoo CRM, vous pouvez centraliser vos opportunités commerciales, planifier les prochaines actions et utiliser les automatisations pour réduire les oublis. Dans ce tutoriel, découvrez comment préparer votre pipeline et créer une règle de suivi adaptée à votre processus de vente.

Un pipeline clair aide l’équipe à visualiser les prochaines actions commerciales.

Pourquoi automatiser le suivi commercial ?

Avant de configurer une règle, identifiez le problème qu’elle doit résoudre. L’automatisation peut être particulièrement utile dans trois situations :

• Les prospects sans prochaine action : une opportunité reste dans le pipeline sans appel, courriel ou rendez-vous planifié.
• Les relances oubliées : un devis est envoyé, mais personne ne vérifie si le client a pris une décision.
• Les processus commerciaux variables : chaque membre de l’équipe suit ses propres habitudes, ce qui rend les résultats difficiles à mesurer.

L’objectif n’est pas d’automatiser toutes les interactions humaines, mais de planifier les bonnes actions au bon moment.

Tutoriel : créer une automatisation dans Odoo Studio

Étape 1 : préparer votre pipeline CRM

Ouvrez l’application CRM dans Odoo et examinez les étapes de votre pipeline commercial. Vous pourriez, par exemple, utiliser les étapes suivantes :

• Nouveau
• Qualifié
• Proposition envoyée
• Négociation
• Gagné ou perdu

Adaptez ces étapes à votre cycle de vente réel. Vérifiez également que chaque opportunité possède un responsable commercial : une automatisation qui crée des tâches sans responsable clairement défini risque simplement de déplacer le problème.

Étape 2 : ouvrir Odoo Studio

Ouvrez une opportunité CRM, puis lancez Odoo Studio si cette fonctionnalité est disponible dans votre environnement. Accédez à la section Automatisations et créez une nouvelle règle.

Donnez-lui un nom explicite, par exemple : CRM – Planifier le suivi des opportunités. Un nom précis facilite la maintenance lorsque plusieurs règles existent dans la base de données.

À noter : les menus et fonctionnalités disponibles varient selon la version d’Odoo, les applications installées, les droits d’accès et l’édition utilisée.

Étape 3 : choisir le déclencheur

Le déclencheur détermine quand la règle doit s’exécuter. Pour cet exemple, imaginons que vous souhaitez créer une activité de suivi lorsqu’une opportunité atteint l’étape « Proposition envoyée ».

1. Choisissez un déclencheur basé sur la modification d’un enregistrement, si cette option est disponible.
2. Configurez la condition liée à l’étape commerciale.
3. Définissez l’action qui devra être exécutée lorsque les conditions sont remplies.

La logique recherchée est simple : l’opportunité passe à l’étape « Proposition envoyée », Odoo vérifie les conditions, puis une activité de suivi est créée pour le commercial responsable.

Conseil : configurez la règle pour qu’elle réagisse uniquement aux changements pertinents. Une règle trop générale peut créer plusieurs activités identiques.

Étape 4 : définir les conditions

Ajoutez une condition qui vérifie que l’étape commerciale correspond à « Proposition envoyée ». Selon le processus de votre entreprise, vous pouvez également vérifier que l’opportunité est active et qu’un commercial est assigné.

La détection fiable d’une activité déjà créée peut nécessiter une condition supplémentaire ou une logique personnalisée. Toutes les conditions ne sont pas configurables de la même manière dans chaque version d’Odoo.

Étape 5 : créer une activité de suivi

Dans la section des actions, ajoutez une action de création d’activité si elle est proposée par votre configuration. Exemple de paramètres :

Choisissez un délai adapté à votre activité. Par exemple, une entreprise de services B2B peut planifier une relance deux jours ouvrables après l’envoi d’une proposition. Il s’agit d’un exemple, pas d’une règle universelle.

Étape 6 : enregistrer et tester la règle

Testez la règle dans un environnement de test avant de la déployer en production. Vérifiez les scénarios suivants :

1. Une opportunité passe à l’étape « Proposition envoyée ».
2. L’activité attendue est créée.
3. L’activité est attribuée à la bonne personne.
4. Une modification sans rapport avec l’étape commerciale ne crée pas une activité supplémentaire.
5. Une opportunité déjà traitée ne génère pas de relances en double.

Pour les règles avancées, les webhooks ou les actions exécutant du code, l’intervention d’un spécialiste Odoo peut être nécessaire.

Trois autres automatisations utiles dans Odoo CRM

1. Relancer les devis en attente

Planifiez une activité lorsqu’un devis nécessite un suivi après un délai défini. Vérifiez que le devis est toujours pertinent et qu’il n’a pas déjà été accepté ou refusé.

2. Signaler les opportunités inactives

Identifiez les opportunités qui n’ont pas été mises à jour depuis un certain temps et créez une activité de vérification. Le délai doit correspondre à la durée habituelle de votre cycle de vente.

3. Structurer le transfert entre commerciaux

Lorsqu’une opportunité répond à des critères précis, une automatisation peut aider à organiser son attribution ou créer une activité pour la personne responsable du transfert.

Les erreurs à éviter

• Multiplier les règles sans plan d’ensemble : plusieurs règles peuvent réagir au même changement et créer des actions en double.
• Oublier les conditions : un déclencheur trop général risque de s’exécuter sur des enregistrements qui ne devraient pas être concernés.
• Négliger les droits d’accès : vérifiez les autorisations et le contexte d’exécution, particulièrement pour les actions qui modifient des données.
• Automatiser un processus mal défini : la technologie ne remplacera pas une méthode de suivi claire.
• Ne pas tester les cas limites : prenez en compte les opportunités archivées, réassignées ou modifiées plusieurs fois.

Conclusion : faites travailler Odoo pour votre équipe commerciale

L’automatisation du suivi des prospects est une étape concrète pour améliorer votre processus de vente. En structurant les activités, les responsabilités et les délais de relance, vous donnez à votre équipe une meilleure visibilité sur les prochaines actions.

Le plus important n’est pas de multiplier les automatisations, mais de choisir celles qui éliminent réellement les tâches répétitives et les oublis.

Vous souhaitez adapter Odoo CRM à votre processus de vente ? L’équipe de Kuantiik peut vous aider à analyser votre cycle commercial, configurer les automatisations pertinentes et valider leur fonctionnement avant leur mise en production.

Ressource à ajouter avant publication : lien vers la documentation officielle Odoo Studio sur les règles d’automatisation, en vérifiant la version correspondant à l’installation du client.