En bref
- Objectif : raccourcir le délai entre la vente et l'encaissement sans perdre le contrôle des cas particuliers.
- Étapes : fiches clients, factures depuis les documents sources, envoi, relances, suivi et indicateurs.
- À garder : le rapprochement bancaire avant les relances, et la validation des paramètres fiscaux par votre comptable.
Dans ce tutoriel
Pourquoi optimiser la facturation ?
Un processus efficace raccourcit le délai entre la vente et l'encaissement, limite les oublis et donne au client des informations claires. Odoo peut aider à générer des factures à partir de documents commerciaux, centraliser les échéances, envoyer les documents et suivre les factures ouvertes.
Illustration d'exemple avec des données fictives.
Étape 1 : fiabiliser les fiches clients
- Ouvrez Comptabilité → Clients → Clients.
- Vérifiez le nom légal et l'adresse de facturation.
- Confirmez les coordonnées du destinataire des factures.
- Définissez les conditions de paiement convenues.
- Vérifiez les informations fiscales et la position fiscale applicable.
- Ajoutez une méthode d'envoi préférée si nécessaire.
À faire valider
Les conditions de paiement et paramètres fiscaux doivent correspondre aux contrats et aux règles applicables dans votre juridiction. Faites-les valider par votre comptable ou responsable financier.
Étape 2 : créer les factures à partir des documents commerciaux
Selon la politique de facturation et la configuration, Odoo peut générer des brouillons de facture depuis les commandes clients.
- Ouvrez la commande concernée.
- Vérifiez produits ou services, quantités, prix et taxes.
- Utilisez l'action de création de facture.
- Contrôlez client, date, échéance, lignes et montants.
- Confirmez la facture selon vos contrôles internes.
Une facture en brouillon n'a pas le même statut comptable qu'une facture confirmée : la validation doit respecter les procédures de l'entreprise.
Étape 3 : envoyer les factures et simplifier le paiement
Odoo permet d'envoyer les factures depuis leur fiche et de définir une méthode d'envoi préférée pour le client. Selon les modules et les prestataires activés, un portail client et des moyens de paiement en ligne peuvent également être proposés.
- Utilisez un modèle d'e-mail clair et professionnel
- Indiquez numéro de facture, montant, échéance et modalités
- Vérifiez les coordonnées bancaires ou liens de paiement
- Testez le portail et le parcours de paiement avant déploiement
Les fournisseurs de paiement, frais et disponibilités dépendent de votre pays et de votre configuration.
Étape 4 : configurer les relances clients
Odoo propose des niveaux de suivi des factures en retard. Selon la version, ils peuvent déclencher des rappels par e-mail, créer des activités ou proposer d'autres actions.
- Accédez à Comptabilité → Configuration → Niveaux de relance (le chemin peut varier).
- Examinez les niveaux et délais existants.
- Adaptez le texte des messages à votre communication.
- Choisissez l'action : rappel ou activité assignée à un responsable.
- Définissez si le niveau est manuel ou automatique.
- Testez les destinataires, délais et modèles avant activation générale.
Exemple de calendrier de relance
| Moment | Action | Ton |
|---|---|---|
| Avant échéance | Rappel préventif, si pertinent | Courtois |
| 1 à 5 jours après | Premier rappel avec facture | Amical |
| 10 à 15 jours après | Deuxième rappel et vérification | Professionnel |
| Retard prolongé | Activité pour le responsable financier | Personnalisé |
Ce calendrier est un exemple à adapter aux contrats, à la relation client et aux règles locales.
Étape 5 : suivre les factures impayées et les encaissements
Consultez les factures ouvertes et les rapports de comptabilité client, notamment la balance âgée lorsqu'elle est disponible.
- Filtrez les factures en retard
- Identifiez les clients nécessitant une action
- Attribuez un responsable aux dossiers sensibles
- Consignez les promesses de paiement et les échanges
- Suivez régulièrement les montants dus
Rapprochement bancaire
Une facture ne devient pas toujours « payée » dès qu'un paiement est saisi : le rapprochement avec les transactions bancaires fait partie du processus comptable. Vérifiez les statuts et les comptes de rapprochement dans votre environnement.
L'automatisation fait gagner du temps. La maîtrise des cas particuliers reste humaine.
Étape 6 : mesurer les résultats
Suivez quelques indicateurs utiles : créances ouvertes, factures échues, délai moyen de paiement (DSO selon votre méthode), nombre de relances manuelles et part des factures réglées à échéance. Comparez les résultats sur plusieurs périodes en tenant compte de la saisonnalité et du profil de clientèle.
Les erreurs à éviter
- Relancer une facture déjà payée : rapprochez les transactions avant les relances
- Envoyer des messages trop agressifs : adaptez le ton à la relation
- Ignorer les litiges : ils nécessitent une intervention humaine
- Ne pas tester les modèles, pièces jointes et délais
- Confondre automatisation et conformité comptable ou fiscale
Checklist avant déploiement
Avant de lancer
- ☐ Fiches clients et conditions de paiement à jour.
- ☐ Factures générées depuis les bons documents sources.
- ☐ Modèles d'e-mail et informations de paiement vérifiés.
- ☐ Délais de relance adaptés.
- ☐ Automatisation testée sur un périmètre limité.
- ☐ Factures payées et litiges correctement traités.
- ☐ Responsables et indicateurs définis.
Conclusion : gagnez du temps tout en gardant le contrôle
Odoo Comptabilité aide à structurer la facturation et le suivi des paiements en centralisant documents, échéances et actions de relance. Une automatisation bien conçue réduit les tâches répétitives tout en laissant à l'équipe la maîtrise des situations particulières.
Les équipes qui centralisent déjà leur gestion financière dans Odoo Comptabilité & Finance peuvent aller plus loin dans le suivi de leurs créances.
À explorer aussi
- Odoo Comptabilité & Finance pour centraliser votre gestion financière
- Le blogue Kuantiik pour d'autres guides Odoo
Foire aux questions sur la facturation et les relances dans Odoo
Odoo peut-il générer des factures à partir des commandes clients ?
Oui, selon la politique de facturation et la configuration, Odoo peut générer des brouillons de facture depuis les commandes clients. Une facture en brouillon n'a pas le même statut comptable qu'une facture confirmée, et la validation doit suivre vos procédures internes.
Comment configurer les relances clients dans Odoo Comptabilité ?
Odoo propose des niveaux de suivi des factures en retard. On adapte les délais et le texte des messages, on choisit l'action (rappel ou activité assignée) et le mode manuel ou automatique, puis on teste avant l'activation générale. Le chemin du menu peut varier selon la version.
Pourquoi rapprocher les paiements avant d'envoyer des relances ?
Une facture ne devient pas toujours payée dès qu'un paiement est saisi, car le rapprochement avec les transactions bancaires fait partie du processus. Sans cette vérification, on risque de relancer une facture déjà payée.
Quels indicateurs suivre pour mesurer le suivi des paiements ?
Les créances ouvertes, les factures échues, le délai moyen de paiement, le nombre de relances manuelles et la part des factures réglées à échéance, comparés sur plusieurs périodes.
L'automatisation des relances garantit-elle la conformité fiscale ?
Non. Il ne faut pas confondre automatisation et conformité comptable ou fiscale. Les conditions de paiement et les paramètres fiscaux doivent être validés par votre comptable ou responsable financier.
Votre cycle de facturation peut-il aller plus vite ?
Vous souhaitez fluidifier votre cycle de facturation ou améliorer le suivi des créances dans Odoo ? Kuantiik vous accompagne dans l'analyse et l'optimisation de votre ERP.
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Demander mon évaluationEn bref
- Objectif : raccourcir le délai entre la vente et l'encaissement sans perdre le contrôle des cas particuliers.
- Étapes : fiches clients, factures depuis les documents sources, envoi, relances, suivi et indicateurs.
- À garder : le rapprochement bancaire avant les relances, et la validation des paramètres fiscaux par votre comptable.
Dans ce tutoriel
Pourquoi optimiser la facturation ?
Un processus efficace raccourcit le délai entre la vente et l'encaissement, limite les oublis et donne au client des informations claires. Odoo peut aider à générer des factures à partir de documents commerciaux, centraliser les échéances, envoyer les documents et suivre les factures ouvertes.
Illustration d'exemple avec des données fictives.
Étape 1 : fiabiliser les fiches clients
- Ouvrez Comptabilité → Clients → Clients.
- Vérifiez le nom légal et l'adresse de facturation.
- Confirmez les coordonnées du destinataire des factures.
- Définissez les conditions de paiement convenues.
- Vérifiez les informations fiscales et la position fiscale applicable.
- Ajoutez une méthode d'envoi préférée si nécessaire.
À faire valider
Les conditions de paiement et paramètres fiscaux doivent correspondre aux contrats et aux règles applicables dans votre juridiction. Faites-les valider par votre comptable ou responsable financier.
Étape 2 : créer les factures à partir des documents commerciaux
Selon la politique de facturation et la configuration, Odoo peut générer des brouillons de facture depuis les commandes clients.
- Ouvrez la commande concernée.
- Vérifiez produits ou services, quantités, prix et taxes.
- Utilisez l'action de création de facture.
- Contrôlez client, date, échéance, lignes et montants.
- Confirmez la facture selon vos contrôles internes.
Une facture en brouillon n'a pas le même statut comptable qu'une facture confirmée : la validation doit respecter les procédures de l'entreprise.
Étape 3 : envoyer les factures et simplifier le paiement
Odoo permet d'envoyer les factures depuis leur fiche et de définir une méthode d'envoi préférée pour le client. Selon les modules et les prestataires activés, un portail client et des moyens de paiement en ligne peuvent également être proposés.
- Utilisez un modèle d'e-mail clair et professionnel
- Indiquez numéro de facture, montant, échéance et modalités
- Vérifiez les coordonnées bancaires ou liens de paiement
- Testez le portail et le parcours de paiement avant déploiement
Les fournisseurs de paiement, frais et disponibilités dépendent de votre pays et de votre configuration.
Étape 4 : configurer les relances clients
Odoo propose des niveaux de suivi des factures en retard. Selon la version, ils peuvent déclencher des rappels par e-mail, créer des activités ou proposer d'autres actions.
- Accédez à Comptabilité → Configuration → Niveaux de relance (le chemin peut varier).
- Examinez les niveaux et délais existants.
- Adaptez le texte des messages à votre communication.
- Choisissez l'action : rappel ou activité assignée à un responsable.
- Définissez si le niveau est manuel ou automatique.
- Testez les destinataires, délais et modèles avant activation générale.
Exemple de calendrier de relance
| Moment | Action | Ton |
|---|---|---|
| Avant échéance | Rappel préventif, si pertinent | Courtois |
| 1 à 5 jours après | Premier rappel avec facture | Amical |
| 10 à 15 jours après | Deuxième rappel et vérification | Professionnel |
| Retard prolongé | Activité pour le responsable financier | Personnalisé |
Ce calendrier est un exemple à adapter aux contrats, à la relation client et aux règles locales.
Étape 5 : suivre les factures impayées et les encaissements
Consultez les factures ouvertes et les rapports de comptabilité client, notamment la balance âgée lorsqu'elle est disponible.
- Filtrez les factures en retard
- Identifiez les clients nécessitant une action
- Attribuez un responsable aux dossiers sensibles
- Consignez les promesses de paiement et les échanges
- Suivez régulièrement les montants dus
Rapprochement bancaire
Une facture ne devient pas toujours « payée » dès qu'un paiement est saisi : le rapprochement avec les transactions bancaires fait partie du processus comptable. Vérifiez les statuts et les comptes de rapprochement dans votre environnement.
L'automatisation fait gagner du temps. La maîtrise des cas particuliers reste humaine.
Étape 6 : mesurer les résultats
Suivez quelques indicateurs utiles : créances ouvertes, factures échues, délai moyen de paiement (DSO selon votre méthode), nombre de relances manuelles et part des factures réglées à échéance. Comparez les résultats sur plusieurs périodes en tenant compte de la saisonnalité et du profil de clientèle.
Les erreurs à éviter
- Relancer une facture déjà payée : rapprochez les transactions avant les relances
- Envoyer des messages trop agressifs : adaptez le ton à la relation
- Ignorer les litiges : ils nécessitent une intervention humaine
- Ne pas tester les modèles, pièces jointes et délais
- Confondre automatisation et conformité comptable ou fiscale
Checklist avant déploiement
Avant de lancer
- ☐ Fiches clients et conditions de paiement à jour.
- ☐ Factures générées depuis les bons documents sources.
- ☐ Modèles d'e-mail et informations de paiement vérifiés.
- ☐ Délais de relance adaptés.
- ☐ Automatisation testée sur un périmètre limité.
- ☐ Factures payées et litiges correctement traités.
- ☐ Responsables et indicateurs définis.
Conclusion : gagnez du temps tout en gardant le contrôle
Odoo Comptabilité aide à structurer la facturation et le suivi des paiements en centralisant documents, échéances et actions de relance. Une automatisation bien conçue réduit les tâches répétitives tout en laissant à l'équipe la maîtrise des situations particulières.
Les équipes qui centralisent déjà leur gestion financière dans Odoo Comptabilité & Finance peuvent aller plus loin dans le suivi de leurs créances.
À explorer aussi
- Odoo Comptabilité & Finance pour centraliser votre gestion financière
- Le blogue Kuantiik pour d'autres guides Odoo
Foire aux questions sur la facturation et les relances dans Odoo
Odoo peut-il générer des factures à partir des commandes clients ?
Oui, selon la politique de facturation et la configuration, Odoo peut générer des brouillons de facture depuis les commandes clients. Une facture en brouillon n'a pas le même statut comptable qu'une facture confirmée, et la validation doit suivre vos procédures internes.
Comment configurer les relances clients dans Odoo Comptabilité ?
Odoo propose des niveaux de suivi des factures en retard. On adapte les délais et le texte des messages, on choisit l'action (rappel ou activité assignée) et le mode manuel ou automatique, puis on teste avant l'activation générale. Le chemin du menu peut varier selon la version.
Pourquoi rapprocher les paiements avant d'envoyer des relances ?
Une facture ne devient pas toujours payée dès qu'un paiement est saisi, car le rapprochement avec les transactions bancaires fait partie du processus. Sans cette vérification, on risque de relancer une facture déjà payée.
Quels indicateurs suivre pour mesurer le suivi des paiements ?
Les créances ouvertes, les factures échues, le délai moyen de paiement, le nombre de relances manuelles et la part des factures réglées à échéance, comparés sur plusieurs périodes.
L'automatisation des relances garantit-elle la conformité fiscale ?
Non. Il ne faut pas confondre automatisation et conformité comptable ou fiscale. Les conditions de paiement et les paramètres fiscaux doivent être validés par votre comptable ou responsable financier.
Votre cycle de facturation peut-il aller plus vite ?
Vous souhaitez fluidifier votre cycle de facturation ou améliorer le suivi des créances dans Odoo ? Kuantiik vous accompagne dans l'analyse et l'optimisation de votre ERP.
Parler à un expert KuantiikUne question sur votre facturation Odoo ?
On répond sous 24h ouvrées aux questions des entreprises québécoises.
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